Pengalaman mengurus pindahan sekolah anak dari Jepang ke Bandung

Tak terasa waktu begitu cepat berlalu sampai akhirnya saya dan anak-anak harus kembali. Rasanya nggak puas begitu waktu sudah mendekati, rasanya banyak sekali hal yang belum sempat dikerjakan. Selain  itu saat beres-beres dan packing rasanya sangat buru-buru... pokoknya rasanya masih ada yang kurang. Tapi mau nggak mau memang kami harus kembali lagi berkumpul dengan orang-orang tercinta di Bandung.

Hal pertama yang saya lakukan sesampai di Bandung, yaitu mencari sekolah anak-anak. Dan ini jadi pengalaman tersendiri, mengingat saat di Jepang, urusan sekolah anak adalah urusan yang sangat mudah. Berbekal akte kelahiran dan zairyu card (KTP), otomatis anak-anak mendapatkan sekolah yang lokasinya dekat dengan rumah. Dan saat itu juga langsung bisa ikut belajar dengan modal pengantar dari kantor dinas pendidikan setempat. Nah saat kembali ke Indonesia, pengurusan sekolah anak tidak semudah itu tapi juga tidak susah-susah amat asal kita ikut aturan mainnya.

Berikut ini ada beberapa langkah yang harus kita lakukan untuk bisa dan mendapatkan surat penyaluran siswa dari Kemendiknas. Dan langkah ini harus saya mulai saat saya masih berdomisili di Hamamatsu. Jadi pastikan mengurus kepindahan sekolah anak tidak dilakukan "ngedadak", perlu persiapan waktu juga informasi yang tepat.

Langkah pertama adalah meminta surat keterangan dari sekolah dimana anak kita belajar. Mintalah dalam Bahasa Inggris) syukur-syukur bisa dapet yang Bahasa Indonesia). Surat keterangan yang menunjukkan tingkat sekolah anak akan diperlukan untuk membuat surat keterangan pindah di Atase Pendidikan KBRI Tokyo. Jangan lupa, cek kesesuaian nama anak di surat keterangan sekolah, akte kelahiran dan paspor. Semua harus sama jangan ditambahi atau dikurangi.

Kedua, buatlah surat permohonan pindah sekolah ke Atase Pendidikan. Ingat, karena banyaknya permintaan, diharapkan surat permohonan dua minggu sebelum kepulangan sudah diajukan. Selain surat permohonan, jangan lupa masukkan fotokopi surat keterangan sekolah, fotokopi akte kelahiran anak, fotokopi paspor anak dan orangtua, data anak. Bagi yang tinggal jauh dari Tokyo bisa mengirimkan surat melalui pos dan jangan lupa amplop balasan (saya menggunakan leter pack 310 yang telah ditulis alamat pengiriman). Keterangan lebih lanjut bisa dilihat di hompepage  Atase Pendidikan KBRI Tokyo

Contoh Surat permohonan.

Kepada yth.;                                                                                       Hamamatsu, Januari 2018

Atase Pendidikan dan Kebudayaan

KBRI Tokyo

5-2-9 Higashigotanda, Shinagawa-Ku,

Tokyo 141-0022

Perihal: Permohonan surat pindah sekolah

Dengan hormat:

Bersama ini kami memohon untuk dapat dibuatkan Surat Pindah Sekolah Anak kami untuk keperluan pendaftaran dan penyaluran siswa di Indonesia, dengan data sebagai berikut:

Nama anak                              :

Tempat/tanggal lahir               :

Nama orangtua                        :

Pekerjaan/sekolah

orangtua di Jepang                  :

Alamat di Jepang                    :

Tingkat pendidikan anak

di Jepang                                 :            

Berencana akan meneruskan   : SMP/ 7 (Belum mendapatkatkan tujuan di tingkat/kelas di

sekolah                                     Indonesia di kelas sekolah di Indonesia)

Tanggal akan meninggalkan

Jepang                                     : 25 Maret 2018

Demikian kami sampaikan, atas bantuan dan perhatiannya kami haturkan terimakasih.

Hormat kami,

Junita Sari Siregar

e-mail : sarijeruk@yahoo.com

HP :

Lamp.: 1. FC akte kelahiran an. ...

2. FC Paspor an.....

3. FC Paspor an. ......

4. Surat keterangan sekolah.

5. Data diri anak dan orangtua.

Contoh data anak dan orangtua

DATA PRIBADI ANAK DAN ORANG TUA

1. Nama                                       :
2. Alamat                                    : Hamamatsu shi, Naka ku,
3. Jenis kelamin                           : Perempuan                           
4. Tempat lahir                            : Bandung                        
5. Tanggal lahir                           : 
6. Nomor Paspor                         :
7. Nama Sekolah/ Kelas              : Hirosawa Elementry School, Hamamatsu. Kelas 6
8. Alamat Sekolah                       : Hamamatsu shi,  Naka ku, 2-51-1 Hirosawa,

  Shizuoka 432-8013                   

9. Tinggal bersama                      : Orangtua/ Ibu                      
10. Nama Orang tua                      : Junita Sari Siregar
11. Alamat Orangtua                    :
12. Nomor telepon                        :  
13. Pekerjaan Orang tua   

a.       Di Jepang                          :

b.      Di Indonesia                     :

14. No Paspor                               :
15. Alamat di Indonesia               :

Biasanya pihak atase pendidikan akan menghubungi kita untuk konfirmasi dan setelah itu kurang lebih dari 2 hari surat akan tiba. 

Contoh surat keterangan

Simpan baik-baik surat keterangan dari KBRI karena akan digunakan untuk menyalurkan siswa di Kemendiknas. Nah, untuk proses ini bisa kita cicil juga dan dilakukan secara online di website e-layanan Kemendiknas

Jangan lupa untuk meminta terjemahan rapor anak kedalam bahasa Indonesia atau Inggris untuk kepeluan verifikasi di Kemendiknas dan sekolah yang dituju.

Contoh terjemahan rapor

Student  progress report

........................ Elementry School

Student           :

No.                  : 30

Grade              : 5.2

Japanese
Interest, Motivation, Attitude	B
Speaking and Listening	C
Writing	C
Reading	C
Knowledge & Understanding	C

Social Science
Interest, Motivation, Attitude	B
Thinking, Determination, Representation	C
Skill	C
Knowledge & Understanding	C

Math
Interest, Motivation, Attitude	A
Thinking	C
Skill	C
Knowledge & Understanding	C

Science
Interest, Motivation, Attitude	B
Thinking, Determination, Representation	C
Skill	C
Knowledge & Understanding	C

Music
Interest, Motivation, Attitude	B
Representation of creativity	B
Representation of skill	B
Watching ability	B

Di dalam website e-layanan dokumen dokumen diupload dengan bentuk PNG, JPEG. setelah seluruh proses selesai, kita diminta untuk verifikasi data asli di kemendikanas gedung E Lt. 14 Jakarta. Karena saya domilisi di Bandung, saya meminta pihak kemendiknas untuk dapat mengirimkannya melalui pos tercatat.  Nah posisi proses surat duah selesai atau belum dapat di lihat di web tersebut.

Surat dari kemendiknas inilah yang dipakai untuk pendaftaran ke sekolah yang ditunjuk. Memang perlu waktu untuk mengurusnya tetapi nggak susah juga asal semua step diikuti dan kesesuaian data akan mempercepat proses. Di Kemediknas yang paling jadi krusial adalah terjemahan rapot. Jadi jangan lupa, jauh-jauh hari sebelum peulang ke Indonesia, mintalah terjemahan rapot ke sekolah anak, syukur-syukur dapet bahasa Indonesia, tapi Bahasa Inggris juga udah mencukupi. 

Untuk mengecek apakah surat sudah selesai atau belum, bisa dicek di website kemendiknas. Disana akan jelas terlihat posisi surat yang kita ajukan sudah sampai mana. Jadi yang rumahnya jauh nggak usah cape-cape ke Senayan buat ngepoin surat kita udah sampai mana. O iya, semua pengurusan surat ini tidak dipungut biaya dan gratis. Jadi melakukannya sendiri pun sangat mudah mengurus admnistrasi ini, tinggal sabar dan rajin mengecek website kemendiknas.

Tararam, ini dia surat yang sudah jadi untuk pengantar masuk sekolah anak-anak di Bandung....  Senangnya urusan lancar.

Semoga postingan saya siang ini bermanfaat ya....